pert 6

MANAJEMEN DATA

Pengertian dan Tujuan Manajemen Data

Manajemen Data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa data:

• Data Akurat
• Up to Date (Mutakhir)
• Aman
• Tersedia bagi pemakai (user)

Kegiatan Manajemen Data :

1. Kegiatan manajemen data mencakup :

• Pengumpulan Data
• Integritas dan Pengujian
• Penyimpanan
• Pemeliharaan
• Keamanan
• Organisasi
• Pengambilan

2. Kegiatan Manajemen Data

KETERANGAN:

• Pengumpulan Data

Data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat dalam suatu formulir yang disebut dokumen sumber yang berfungsi sebagai input bagi system.

• Integritas dan Pengujian

Data tersebut diperiksa untuk meyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya.

• Penyimpanan

Data disimpan pada suatu medium, seperti pita magnetic atau piringan magnetic.

• Pemeliharaan

Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumberdaya data (berkas) tetap mutakhir.

• Keamanan

Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan atau penyalahgunaan.

• Organisasi

Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

• Pengambilan

Data tersedia bagi pemakai.

Administrasi manajemen data merupakan suatu penetapan tujuan yang tepat yang kemudian dilakukan perencanaan dan pengorganisasian suatu program untuk mencapainya. Contohnya: sebagai seorang administrator, perhatian utama manajer data adalah pada informasi apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut dalam upaya untuk mencapai tujuannya tersebut, yang dimana informasi ini dapat ditemukan dan bagaimana cara penyimpanan yang terbaik, mengolah dan menggunakan dan akhirnya bagaimana program dapat diadministrasikan pada waktu yang minimal dan dengan biaya yang rendah.

Mengurangi Biaya Manajemen Data. Perang terhadap peningkatan biaya kantor adalah satu proses yang tidak pernah berhenti yang mengharuskan manajer kantor untuk mengkaji secara terus-menerus sistem pengarsipan untuk memastikan mereka memenuhi semua kebutuhan informasi perusahaan atau tidak.

Berikut adalah beberapa saran yang saia temukan dari artikel yang dapat membantu manajer kantor dalam mengurangi biaya dan pada saat yang sama meningkatkan efisiensi, yaitu:

1. Pemusatan arsip yang digunakan oleh semua departemen

2. Menyediakan tata letak untuk departemen pengarsipan yang akan menjamin satu
aliran kerja yang mulus dan efisien dari dan ke departemen arsip.

3. Menggunakan alat fasilitas kerja, seperti rak arsip, rak sortir, pedoman arsip, dan folder dengan label berwarna.

4. Jadwalkan pengumpulan dan pendistribusian material yang akan diarsip ke atau akan dikirimkan dari departemen pengarsipan.

5. Mengembangkan satu metode pentransferan data tidak aktif yang baik dari departemen pengarsipan dan jadwal yang praktis untuk pemeliharaan dan penghancuran data.

6. Mengunakan lemari arsip khusus, seperti arsip peta dan arsip kupon, untuk kertas atau data yang tidak cocok dengan laci ukuran kuarto atau folio biasa.

Komponen sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara fisik :1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional
Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:

a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.

b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.

c. Sistem Database
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.

d. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.

e. Manajemen Data
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.

> Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik

Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:

a. Perangkat keras:

1) Komputer (CPU, Memory)
2) Pesawat Telepon
3) Peralatan penyimpan data (Decoder)

b. Perangkat lunak

1) Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data
2) Program aplikasi

c. DataBase

1) File-file tempat penyimpanan data dan informasi
2) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.

d. Prosedur pengoperasian

1) Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
2) Instruksi penyiapan data sebagai input
3) Instruksi operasional

e. Personalia pengoperasian

1) Operator
2 ) Programmer
3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.

sumber : www//Manajemen Data Dan Konsep Database _ www.widianto.org